ESEMPIO - GESTIONE DELLE FATTURE

All’interno di un ambiente ECM, un flusso di lavoro di elaborazione delle fatture automatizzato inizia con la definizione delle fasi di impostazione del processo. Lo stato delle informazioni attribuito a ciascuna fattura potrebbe essere espresso come “ricevuto”, “in revisione”, “approvata per il pagamento”, “pagata”, o qualsiasi altra condizione definita.

E’ inoltre possibile automatizzare l’inserimento delle stesse mantenendo sincronizzato il gestionale con l’ambiente documentale mediante l’abbinamento di barcode per la dematerializzazione di tutto il ciclo passivo e l’archiviazione di quello attivo. Il titolare del trattamento, può specificare quali dipendenti possono cambiare gli stati di una fattura.

Ad esempio, le approvazioni possono essere limitate alla persona adibita agli acquisti in base al fornitore indicato nella fattura. Tutti gli utenti appropriati, in base alla definizione del flusso di lavoro, possono ricevere notifiche sulle attività via email o con l’inserimento automatico nei loro calendari e liste di attività.

Per accelerare il completamento delle loro attività, gli utenti hanno anche la possibilità di cercare facilmente nella cronologia del flusso delle attività correlate ad un determinato fornitore, in base alle date o agli attributi di interesse.

 

GESTIONE MAIL E PEC

Con l’archiviazione documentale è possibile archiviare sia in modalità automatica che manuale tutta la posta elettronica in ingresso e uscita dall’azienda.

Il tutto è gestibile sia mediante il salvataggio manuale dal software di gestione posta (integrazione dedicata con Microsoft outlook), sia mediante la monitorizzazione automatica delle principali caselle di posta, con l’impostazione di eventuali filtri di smistamento.

Particolare utilità si riscontra nell’archiviazione della Posta Certificata (PEC) sia locale che per conto terzi.

 

GESTIONE CONTRATTI

La gestione dei contratti richiede spesso molto tempo e risorse; con un software ECM si ha la garanzia di mantenere aggiornati i documenti corretti sempre all’ultima versione e permetterne l’accesso solo alle persone dedicate, da ogni luogo con ogni dispositivo.

Si possono gestire tutte le revisioni e le relative approvazioni mediante l’utilizzo di workflows evitando inutili sprechi di carta da controfirmare in ogni passaggio.

Se necessario è possibile apporre firme digitali evitando completamente la gestione del cartaceo.