È stato chiesto a un gruppo di dirigenti aziendali quali sono i tre punti fondamentali per la gestione dei contenuti aziendali (ECM), la distribuzione dei software e la riduzione dei costi.

1 La riduzione dei costi può essere valutata con precisione, considerando la facilità di implementazione e il tasso di utilizzo da parte degli utenti finali. Se l’impresa non ha le risorse necessarie per distribuire e gestire la soluzione, o se i dipendenti non riescono a vedere come il sitema ECM li può avvantaggiare, la soluzione sarà probabilmente considerata un fallimento.

2 Molte soluzioni ECM sono ingombranti e complesse, il tempo e i costi associati alla loro distribuzione possono essere proibitivi. Poichè gli utenti hanno chiesto soluzioni aziendali più facili da usare, vengono cercate alternative meno complesse.

3 Tante soluzioni ECM richiedono tutt’ora implementazioni lunghe e costose. Parecchie risorse IT devono essere dedicate al processo di implementazione, gli utenti finali devono essere formati e le procedure aziendali spesso devono essere adeguate per rispecchiare lo schema della soluzione ECM.

Fortunatamente, ci sono soluzioni disponibili per gestire i contenuti che implementano il gran numero di caratteristiche necessarie a soddisfare i requisiti di business più esigenti, fornendo inoltre un’interfaccia semplice e facile da usare. 

Le organizzazioni di qualsiasi dimensione possono trarre vantaggio da un’ottima soluzione ecm con caratteristiche user-friendly che comprendono:

SCALABILITA’

Un sistema ECM facile da implementare e facile da usare può essere introdotto in pochi giorni, non mesi. Le aziende possono “tastare il terreno” con la distribuzione della soluzione ECM all’interno di un singolo reparto o automatizzando uno o due processi di business critici, espandendo successivamente la soluzione nel corso del tempo.

 

INTEGRAZIONE SEMPLICE

Le soluzioni di gestione dei contenuti aziendali dovrebbero essere non solo facilI da usare ma anche facili da integrare con i sistemi aziendali esistenti, in modo che il contenuto possa essere accessibile in tutte le applicazioni utilizzate dai dipendenti.

 

CONFIGURABILITÀ

Un’architettura flessibile permette di adattare una soluzione ECM per gestire sia un business particolare, sia delle esigenze specifiche del settore. Inoltre, l’integrazione con Active Directory e le autorizzazioni configurabili consentono alle aziende di controllare l’accesso alle informazioni riservate o sensibili.

 

Per l’utente finale, un'effettiva soluzione ECM offre:

VELOCE CURVA DI APPRENDIMENTO

Le interfacce familiari di Windows consentono agli utenti di lavorare nel modo che vogliono, con un facile accesso a file e documenti mediante semplici funzioni di drag-and-drop.

 

AUMENTO DELLA PRODUTTIVITA’

Trovare le giuste informazioni dovrebbe essere istantaneo per gli utenti finali. L’organizzazione dei file non richiede una struttura di cartelle complesse producendo file duplicati all’interno del sistema ECM. La soluzione di gestione dei contenuti aziendali facilita la collaborazione tra i gruppi e team di progetto, sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione.

 

POSIZIONE ININFLUENTE

Per venire incontro alle esigenze “mobile” del momento, molte soluzioni ECM offrono l’accesso alle informazioni da dispositivi mobili. Le funzionalità di accesso tramite i cellulari soddisfano le aspettative degli utenti in termini di prestazioni e capacità complessive.