Un buon documentale, oltre che permettere l’archiviazione ragionata dei documenti con le opportune classi di archiviazione, deve anche dare la possibilità di gestire le anagrafiche e tutta quella serie di dati che si slegano dal singolo documento ma che concorrono nella catalogazione.

Con M-files è possibile gestire tutti i tipi di collezione di dati, anche mediante sincronizzazione con database esterno, per arricchire i metadati e le relazioni tra documenti e dati.

In particolare i clienti possono essere impostati per essere usati sia come metadati per altri documenti, sia come oggetto a cui legare informazioni inerenti alla relativa gestione, inserendoli in workflow e notifiche.